Il arrive parfois que le commercial de l’entreprise s’emballe et promette des délais irréalistes à nos clients. En tant que responsable de la production, il m’arrive alors de devoir annoncer au commercial que nous ne pourrons pas tenir ces délais. Cela peut être une situation délicate à gérer, mais il est important d’être transparent avec nos clients et de trouver des solutions alternatives pour répondre à leurs attentes.

1. Explication de la situation

Lorsque je rencontre le commercial pour lui annoncer que les délais promis ne pourront pas être respectés, je commence par lui expliquer en détail les contraintes de notre processus de production. Je lui rappelle les étapes nécessaires pour réaliser le projet, les éventuels problèmes techniques rencontrés en cours de route, ainsi que les ressources disponibles.

Je prends le temps d’expliquer de manière claire et précise pourquoi il est impossible pour notre équipe de tenir les délais fixés par le commercial. Je m’appuie sur des données concrètes et des chiffres pour appuyer mes dires et éviter toute confusion.

2. Gestion des attentes du client

Lorsque le commercial s’est engagé auprès du client sur des délais serrés, il est essentiel de gérer les attentes de ce dernier de manière proactive. Je propose au commercial d’organiser une réunion avec le client pour lui expliquer la situation et trouver ensemble des solutions alternatives.

Nous cherchons des compromis acceptables pour le client, comme la livraison partielle du projet en avance ou la mise en place d’un plan d’action pour accélérer certaines étapes de production. L’objectif est de maintenir une relation de confiance avec le client tout en étant honnête sur nos capacités réelles.

3. Recherche de solutions internes

Face à cette situation complexe, il est primordial de mobiliser l’ensemble des équipes en interne pour trouver des solutions efficaces. Je travaille en collaboration avec les chefs d’équipe pour identifier les goulets d’étranglement dans le processus de production et proposer des actions correctives rapides.

Nous mettons en place des mesures d’urgence, comme le renfort des effectifs, l’optimisation des flux de production ou la sous-traitance de certaines tâches. Chaque membre de l’équipe est conscient de l’importance de respecter les nouveaux délais fixés pour satisfaire le client.

4. Communication transparente avec le commercial et le client

Tout au long de cette période de crise, la communication reste la clé de voûte de la relation avec le commercial et le client. Je veille à informer régulièrement le commercial des avancées dans la résolution du problème et des nouvelles prévisions de délais.

De même, je reste en contact étroit avec le client pour l’impliquer dans le processus de résolution et lui montrer que nous mettons tout en œuvre pour répondre à ses besoins. La transparence et la réactivité sont essentielles pour maintenir une relation de confiance avec nos partenaires commerciaux.

5. Conclusion

Annoncer au commercial que nous ne pourrons pas tenir les délais promis à notre plus gros client est une situation délicate mais inévitable dans la vie d’une entreprise. Il est important de gérer cette crise avec professionnalisme, transparence et réactivité pour limiter les impacts sur la relation commerciale et préserver la satisfaction du client. En travaillant ensemble de manière collaborative et en faisant preuve de flexibilité, il est possible de trouver des solutions alternatives et de transformer cette situation de crise en une opportunité d’amélioration continue.

En tirant les leçons de cette expérience, nous renforçons notre capacité à gérer les imprévus et à maintenir la confiance de nos clients en toutes circonstances. Cette situation nous pousse à repenser nos processus de production, à améliorer notre communication interne et externe, et à renforcer notre engagement envers la satisfaction client. Ainsi, même dans les moments les plus difficiles, nous pouvons transformer les défis en occasions de progression et de consolidation de notre entreprise.